Professionelle Excel-Dateien mit KI entwickeln – effizient arbeiten statt endlos korrigieren

Viele Sachverständige, Auditoren, Berater und Selbstständige nutzen heute bereits Künstliche Intelligenz, um Excel-Tabellen erstellen zu lassen. Die Vorstellung klingt verlockend:

Man beschreibt kurz seine Anforderungen, die KI erstellt eine Excel-Datei und wenige Minuten später kann man loslegen. Bei einfachen Tabellen funktioniert das oftmals erstaunlich gut.

Sobald jedoch komplexere Anwendungen entstehen sollen – etwa Bewertungsmodelle, Kalkulationssysteme, Auditwerkzeuge, Checklisten oder umfangreiche Auswertungen – zeigt sich häufig ein anderes Bild.

Die erste Version funktioniert. Dann fehlt ein Feld.

Später wird eine zusätzliche Berechnung benötigt.

Ein Dropdownfeld soll ergänzt werden.

Eine Auswertung wird geändert.

Eine Formel muss angepasst werden.

Nach einigen Überarbeitungen existieren mehrere Versionen und niemand weiß mehr genau, welche Berechnung warum durchgeführt wird.

Die Ursache liegt dabei meist nicht an Excel und auch nicht an der Künstlichen Intelligenz.

Die eigentliche Ursache ist oft, dass die fachlichen Anforderungen zu Beginn nicht ausreichend beschrieben wurden.

Die größte Stärke der KI wird häufig übersehen

Viele Anwender betrachten KI als Werkzeug zur Erstellung von Excel-Dateien.

In der Praxis zeigt sich jedoch, dass die eigentliche Stärke der KI oft an einer ganz anderen Stelle liegt.

Die KI kann dabei helfen, die eigenen Gedanken zu strukturieren und daraus ein professionelles Pflichtenheft zu entwickeln.

Ein Pflichtenheft ist nichts anderes als die Bauanleitung für die spätere Anwendung.

Darin wird festgelegt:

• Welche Daten erfasst werden sollen

• Welche Berechnungen durchgeführt werden

• Welche Auswertungen benötigt werden

• Welche Berichte erzeugt werden

• Welche Dropdownfelder vorhanden sein sollen

• Welche Felder geschützt werden

• Welche Hinweise dem Benutzer angezeigt werden

Viele Selbstständige empfinden die Erstellung eines Pflichtenheftes zunächst als lästige Zusatzarbeit.

Genau hier verändert KI die Spielregeln.

Das Pflichtenheft entsteht heute im Dialog

Früher musste ein Pflichtenheft häufig mühsam von Hand erstellt werden.

Heute genügt es oft, die eigenen Anforderungen in natürlicher Sprache zu beschreiben.

Der Anwender schildert seine Vorstellungen:

• Was soll die Excel-Datei können?

• Welche Informationen sollen erfasst werden?

• Welche Auswertungen werden benötigt?

• Welche Ergebnisse sollen erzeugt werden?

Die KI erkennt dabei fehlende Informationen, stellt Rückfragen und hilft bei der Strukturierung.

Aus einer zunächst unsortierten Ideensammlung entsteht Schritt für Schritt ein professionelles Pflichtenheft.

Der Anwender muss dabei kein Softwareentwickler sein.

Er bringt sein Fachwissen ein.

Die KI unterstützt bei der Strukturierung und Dokumentation.

Die richtige Reihenfolge

Wer komplexe Excel-Anwendungen entwickeln möchte, sollte daher nicht mit Excel beginnen.

Der professionelle Weg sieht anders aus:

Schritt 1

Die fachliche Idee entwickeln.

Schritt 2

Mit Hilfe der KI ein Pflichtenheft erstellen.

Schritt 3

Das Pflichtenheft prüfen und freigeben.

Schritt 4

Die Excel-Datei auf Basis des Pflichtenheftes entwickeln.

Schritt 5

Spätere Änderungen zuerst im Pflichtenheft dokumentieren und anschließend in der Excel-Datei umsetzen.

Dadurch entsteht eine nachvollziehbare und dauerhaft wartbare Lösung.

Ein Praxisbeispiel

Im Rahmen der Entwicklung einer Übergabewertanalyse für Sachverständigenbüros wurde zunächst nicht die Excel-Datei erstellt.

Zuerst wurde gemeinsam mit der KI ein Pflichtenheft entwickelt.

Darin wurden unter anderem definiert:

• Bewertungsmodell

• Gewichtungen

• Eingabefelder

• Dropdownlisten

• Farbkonzepte

• Hinweisfelder

• Auswertungen

• Analyseberichte

Erst nachdem diese Anforderungen vollständig beschrieben waren, begann die eigentliche Entwicklung der Excel-Datei.

Das Ergebnis war nicht nur eine bessere Excel-Anwendung, sondern auch eine deutlich höhere Nachvollziehbarkeit der gesamten Bewertungslogik.

Fazit

Die größte Stärke der Künstlichen Intelligenz besteht nicht darin, Excel-Dateien zu erzeugen.

Die eigentliche Stärke liegt darin, gemeinsam mit dem Fachanwender die Anforderungen zu strukturieren und daraus ein belastbares Konzept zu entwickeln.

Das Pflichtenheft wird dadurch von einer oft ungeliebten Pflicht zu einem zentralen Werkzeug erfolgreicher Projektentwicklung.

Wer komplexe Excel-Anwendungen mit KI entwickeln möchte, sollte daher nicht mit Excel beginnen.

Der erste Schritt ist die Beschreibung dessen, was die Anwendung später können soll.

Die KI hilft dabei, daraus ein professionelles Pflichtenheft zu entwickeln.

Die Excel-Datei ist anschließend nur noch die technische Umsetzung einer bereits durchdachten Lösung.